Po proceni kompanije Microsoft, u svetu postoji oko 500 miliona first‑line radnika, koji se uglavnom nalaze u maloprodajnim objektima, hotelima, restoranima, proizvodnim pogonima i drugim uslužnim delatnostima. To su zaposleni koji najčešće nemaju svoju kancelariju, radni sto i računar, tako da ih je teško organizovati, sistematično i centralizovano obaveštavati i s njima svakodnevno deliti informacije koje im mogu biti bitne za posao.
Nije redak slučaj da se rasporedi smena nalaze izlepljeni negde po zidovima firme, na kojima su ručno dopisane izmene i strelice koje označavaju zamenu smena radnika. Takođe, tu su oglasne table pretrpane beleškama i tekstualnim porukama. Upravo u takvim firmama, koje broje na stotine zaposlenih i među kojima ima radnika na terenu, a ne postoji sistemski način obaveštavanja i deljenja informacija, često dolazi do nesporazuma ko radi u kojoj smeni, ko koga menja, ali i do grešaka i preklapanja ljudi na jednom radnom mestu u istoj smeni. To pogotovo može biti izraženo u situacijama kada je potrebno da dvoje ljudi zamene smene neposredno pred početak tog radnog dana i kada je zbog nepredviđenih okolnosti, kao što su nenajavljena isporuka ili povećanje norme, potrebno dodatno angažovati određene kadrove.
Kompanija Microsoft pre nekoliko godina unapredila je skup alata koji dolazi u okviru Office 365 paketa, pa se tako među manje poznatim Office 365 aplikacijama (To‑Do, Microsoft Forms, Stream for Offfice 365, Flow for Office 365, PowerApps for Office 365 i Sway) nalazi i Microsoft Staffhub ‑ aplikacija koja rešava sve gorenavedene izazove.
Microsoft Staffhub omogućava menadžerima kreiranje i ažuriranje rasporeda timova, kao i upravljanje njime. Takođe, omogućava svim zaposlenima tačan uvid u to kada rade, ko je s njima u smeni, a radnik vrlo jednostavno može da podnese zahtev za zamenu smene s nekim od kolega, ukoliko za tim ima potrebe.
Upravljanje rasporedom
Menadžerima koji rade u dinamičnom i intenzivnom radnom okruženju previše vremena oduzima kreiranje i ažuriranje rasporeda po timovima i smenama jer se sve proverava po nekoliko puta kako bi se smanjila verovatnoća nastanka greške. U svakom trenutku oni imaju uvid u to koliko je ljudi po smeni angažovano i kom timu pripadaju, da li su obavili definisane zadatke i da li su primili prosleđene poruke.
U trenutku kad se javi potreba za zamenom smena, zaposleni sa svog telefona šalje zahtev kolegi, a nakon dogovora između dva radnika, taj zahtev dolazi do menadžera na odobravanje.
Deljenje informacija/znanja
Sve važne informacije, kao što su pravilnici o ponašanju, načinu oblačenja, politici firme, bilteni, obaveštenja o odmorima i sastancima, nalaze se na oglasnoj tabli koja je smeštena u telefonu svakog zaposlenog. Takođe, menadžer može da postavi video‑obuke i uputstva za rad kojima imaju pristup svi zaposleni i po potrebi mogu da ih koriste – da saznaju kako nešto da rade brže, bolje, kako nešto da urade ukoliko su tek došli na određenu pozicijui ili čak da se podsete ako je došlo do rotacije u pozicijama.
Komunikacija
Staffhub omogućava olakšanu komunikaciju između dva radnika, nekoliko ljudi, tima ili svih zaposlenih – čime se olakšavaju dogovori, ali i doprinosi da informacije putuju brže i podržavaju intenzivan rad.
Licenciranje
Staffhub je dostupan svima koji imaju Office 365 i to kroz sledeće planove: F1, E1, E3 i E5. Licenca za korišćenje samo na mobilnim uređajima kupuje se naknadno, a Microsoft Staffhub aplikacija radi na iOS i Android mobilnim uređajima.