U svetu biznisa novac se troši na načine koji nisu uvek primetni, a neki od njih su nepotrebni i neefikasni hardverski uređaji i neracionalno korišćenje potrošnog materijala. Osoblje gubi dragoceno vreme na rešavanje problema štampanja i nabavljanja novih, najčešće neadekvatnih uređaja i potrošnih materijala od različitih dobavljača.
Kombinacija MDS usluge (Managed Document Services) i Kyocera štampača savršeno je rešenje za efikasniji, ekonomičniji i ekološki prihvatljiviji način štampanja dokumenata. Nije namenjen samo velikim internacionalnim korporacijama, već je pogodan i za srednje i male kompanije kod kojih će znatno povećati uštedu resursa.
Detaljnom analizom utvrđeno je da u mnogim kompanijama IT osoblje nepotrebno gubi vreme na monitoring, administraciju i servisiranje sistema za štampu. Čak i najjednostavniji nalog za nabavku, njegovu popravku i instalaciju zahteva komunikaciju s brojnim proizvođačima i serviserima. Nezadovoljstvo proizilazi iz raznih neuspeha i neefikasnosti, uz nepredviđene troškove.
Uz podršku EWE tima, više nećete morati da brinete o bilo kakvim hardverskim problemima, kao ni o nabavci potrošnog materijala. Uz jedan kontakt i jedan račun zaposleni se oslobađaju dosadne administracije, tako da u potpunosti mogu da se posvete svojim radnim zadacima.
Potpuna kontrola štampe
MDS optimizacijom štampe dobija se potpuna kontrola štampe, kao i konstantno upravljanje sistemom kako bi se obezbedilo bolje i efikasnije funkcionisanje. Usluga uključuje stalan, dinamičan rad, a sve u cilju da performanse ostanu na vrhunskom nivou. Sprovodi se stalna kontrola potrošnih materijala, kao i nadzor svih nepravilnosti i zahteva za održavanje. Efikasnost se održava tako što ekipa EWE poslovnih rešenja konstantno nadgleda sve uređaje.
Sigurnost informacija čest je problem koji se javlja u modernom poslovanju. Obaveza da se zaštite važni dokumenti i privatni podaci klijenta jedan su od važnijih prioriteta. MDS usluga nudi vam dodatnu sigurnost putem ovlašćenog pristupa uređajima, uz potpuno sigurnu komunikaciju celokupnog sistema štampe, u kojem svaki korisnik na bilo kom uređaju u sistemu može preuzeti svoja dokumenta.
Prvi korak u pružanju MDS usluge jeste profesionalna procena kompletnog okruženja – istraživanje radnih potreba osoblja, kao i finansijskih i energetskih resursa. Stručna procena podrazumeva finansijsku procenu, efikasnost i troškove održavanja uređaja i potrošnih materijala, poboljšanja produktivnosti radnih procesa korišćenjem MDS usluge, sigurnost pri štampanju, čuvanju, upravljanju i distribuiranju dokumenata i procenu uštede električne energije i smanjenja neželjenog uticaja na životnu sredinu.
Faza projektovanja konstruisana je da odgovara svim zahtevima i vodi se računa da bude prilagođena veličini, budžetu, ciljevima i performansama biznisa. Uz veliku ponudu Kyocera štampača, uzimaju se u obzir najprikladniji uređaji koji će odgovarati potrebama zaposlenih, a isto tako i do njihovog plasmana za optimalnu produktivnost. Kao najvažniju stavku, izdvajamo finansijsko planiranje gde je prilagođeno procenjeno rešenje u skladu sa finansijskim mogućnostima.
Proces implementacije nadgledaju profesionalni menadžeri projekta u saradnji s kvalifikovanim tehničarima i inženjerima. Omogućena je i obuka zaposlenih kako bi se eliminisala mogućnost grešaka, kao i siguran, efikasan, eko‑prijateljski način skladištenja dokumenata.
MDS usluga održavanja posvećena je pružanju optimizovanih performansi, pouzdanosti i ekonomičnosti i vodi se računa o celokupnoj dokumentarnoj infrastrukturi, zadržavajući tokove posla na vrhunskom nivou, kao i dnevno administriranje. Programsko praćenje potrošnog materijala ubrzava ceo proces i štedi dragoceno vreme. U uslugu uključen je i SLA (Service Level Agreement) uz vreme odziva od dva do četiri sata i podršku servisnih centara raspoređenih širom zemlje.
U sklopu usluge analizira se izlazna štampa kako bi se isplanirali novi načini za poboljšanje performansi i smanjenja troškova. Vodi se računa da uređaji ispunjavaju očekivanja i održavaju korak sa zahtevima klijenta, a redovni servisi jedna su od podrazumevanih usluga u sklopu MDS‑a.
Dokumenti na okupu
DMS (Document Management System) predstavlja upotrebu kompjuterskih sistema i softvera u cilju upravljanja, skladištenja i praćenja elektronskih dokumenata.
DMS softver obezbeđuje punu kontrolu nad dokumentima, pa proces dokumentacije postaje mnogo lakši i efikasniji jer je u svakom trenutku omogućen brz, jednostavan i mobilan pristup željenim dokumentima. Dodatne prednosti softvera jesu kompatibilnost s postojećim ERP sistemima, jednostavan i elegantan korisnički interfejs, kao i razmena elektronskih dokumenata između partnerskih kompanija (B2B). Efikasnost se postiže raznim programskim alatima u okviru softvera.
Poslovanje bez papira postaje presudan faktor u modernom poslovanju. To je razlog zbog čega je skeniranje dokumenata najveći prioritet DMS softvera u procesu kompletne manipulacije elektronskih dokumenata. DMS skener dizajniran je za brzo i jednostavno prihvatanje i digitalizaciju dokumenata. Proces OCR (Optical Character Recognition) obavlja se na svim elektronskim dokumentima radi prepoznavanja dokumenata i njihovih kriterijuma, kao i izvlačenja svih ključnih reči u dokumentu radi lakše pretrage.
Pametno prepoznavanje dokumenata omogućava korisnicima da „nauče“ DMS softver da prepoznaju strukturirane dokumente po određenom šablonu. Softver može prepoznati pošiljaoca, vrstu dokumenta i sadržaj koji se u njemu nalazi. Ovakav način omogućava brži unos podataka i neutrališe mogućnost dupliranja dokumenata.
Razvijanje informacionih tehnologija direktno utiče na razmenu dokumenata u fizičkoj formi. Kako bi obuhvatio većinu opcija, MDS softver podržava mogućnost arhiviranja dokumenata putem e‑mail‑a, dokumenata kreiranih u drugim programskim alatima, kao i virtuelnog arhiviranja u vidu komande za štampu gde se dokument direktno prosleđuje u dokumentni sistem, čime se znatno smanjuju utrošeno vreme i operativni troškovi.
Kompanije koje su prihvatile B2B razmenu dokumenata direktno utiču na životnu sredinu, dok se s tehnološke strane neutrališe mogućnost greške i umanjuju operativni troškovi. B2B vam omogućava da legalno razmenjujete digitalno potpisane dokumente.
Poslovni procesi definisani su određenim pravilima, koje je moguće precizno preslikati i dodatno automatizovati u DMS softveru. DMS softver omogućava vam da unosite sopstvena pravila i na taj način omogućena je automatizacija kompletnog sistema ili samo jednog dela procesa. DMS donosi ubrzanje internih procesa u proseku 19 odsto, dok je ubrzanje protoka čak do 70 odsto veće u poređenju sa fizičkim protokom dokumenata.
Posebna pažnja posvećena je razvijanju sistema koji omogućava da vašim radnim procesima dodelite vremenska pravila. Na taj način DMS će vas obaveštavati o vremenskim rokovima za obradu dokumenata, ali isto tako, upozoravaće učesnike i nadležne u poslovnim procesima o probijanju rokova.